Services
Les services généraux viennent en soutien des trois missions de l’ECA (prévention, secours, assurance). Découvrez ici les activités principales en 2021 au travers du quotidien de nos collaborateurs.
Les services généraux comptabilisent près d’une centaine de collaborateurs qui viennent en soutien des trois missions de l’ECA et participent au développement de l’entreprise. Ils sont rattachés pour certains à la direction générale (informatique, gestion des risques, gestion des projets) et pour d’autres à la division des services transversaux (ressources humaines, affaires juridiques, communication, sécurité et facility management, centre de formation).
En 2021, deux projets majeurs ont fortement sollicité les équipes concernées: la préparation du bâtiment au niveau de l’emménagement et plus particulièrement la pré-configuration, hautement complexe, des systèmes informatiques, ainsi que l’inauguration du bâtiment en automne.
Gestion des risques et projets
En 2021, le système de gestion des risques et contrôle interne a, suite aux deux premiers exercices effectués en 2019 et 2020, fait évoluer son fonctionnement en renforçant les éléments de base et en développant de nouveaux «outils». En parallèle de la revue annuelle de la cartographie des risques et contrôles, des avancées significatives ont pu être concrétisées en termes de surveillance au travers notamment de la mise en œuvre effective du processus de suivi des contrôles.
Les événements liés au Covid en 2020 et 2021 ont accéléré le besoin de formalisation des plans de continuité de l’ECA, qui a bénéficié fin 2021 d’un premier plan global, intégrant tout autant les risques liés à une pandémie (RH) que ceux découlant d’une indisponibilité d’infrastructures (bâtiments et/ou matériels) ou informatique (accessibilité et intégrité des données). Dès 2022, il s’agira d’assurer un suivi cyclique de ces mesures, comprenant à la fois les aspects de mise à jour et de tests de ces solutions de continuité afin de garantir leur efficacité sur le long terme.
Dans le cadre de la transformation et de la modernisation des processus de l’Etablissement, les activités des projets ont principalement concerné la digitalisation des processus avec le remplacement des systèmes d’information métiers, ainsi que le programme de digitalisation documentaire (DIGECA).
En parallèle, un nouvel outil de gestion électronique a été acquis (M-Files), pour remplacer la solution actuelle. Le déploiement complet de cette nouvelle solution et la dématérialisation des services sera achevée courant 2022.
Un travail de fond a aussi été produit durant l’année écoulée pour permettre d’obtenir prochainement les premières certifications GED probante, après les audits par l’organe de contrôle PWC.
Un accent particulier a été mis sur l’accompagnement au changement (Change Management). Il s’agit de s’assurer que les impacts humains de la mise en œuvre de la transformation digitale soient maîtrisés, afin de garantir le succès du changement auprès des utilisateurs. Pour cela, une sensibilisation et un suivi des équipes projets ont été effectués et une organisation adéquate pour cet accompagnement est en cours de mise en place, en lien direct avec la gestion du portefeuille de projets.
Services des technologies et de l’information
Les différents projets et activités relatifs à l’informatique ont pu progresser malgré la situation sanitaire. L’ECA continue son processus de transformation digitale avec l’introduction d’un certain nombre de nouveaux outils opérationnels majeurs dans la gestion des données (gestion documentaire, base de données, flux financiers etc.). L’accent a aussi été mis sur le suivi des risques cyber au travers de la sécurisation de différents systèmes d’information.
En 2021, les activités du Helpdesk ont fortement augmenté par rapport à 2020 avec 3’677 tickets (+ 26 %) qui ont été ouverts jusqu’à fin octobre et le traitement de 1’695 demandes de services (+ 45 %) (portables, smartphones, imprimantes, écrans et scanners).
Par ailleurs, la période écoulée a été particulièrement intense pour le service « infrastructure des systèmes d’information ». Ainsi, la pré-configuration des nombreux systèmes nécessaires au fonctionnement du nouveau bâtiment, en particulier le réseau mutualisé et l’infrastructure relative à la sécurité et la gestion du bâtiment ont demandé un grand investissement humain.
À noter le lancement des activités de gouvernances informatiques, y compris la revue de l’existant. Cette gouvernance structurera les directives, polices, services, documents et données y associés.
Le projet de modernisation du réseau de radiocommunication des sapeurs-pompiers du canton de Vaud suit son cours. De plus, un projet pilote, appelé «bulle tactique LTE» a débuté. Ce projet, effectué conjointement avec l’Etat de Vaud, permettra à terme aux forces d’intervention de disposer sur les lieux de l’intervention d’un réseau privé et sécurisé avec transmission de la voix et des données à haut débit. Les phases de mise en production seront réalisées de manière échelonnée dès 2022. Enfin, le service Télématique a démarré les travaux techniques au nouveau siège de l’ECA afin de préparer l’emménagement de la centrale d’engagement CTA-118 dans le bâtiment.
Communication
Près de 160 invités, issus du monde politique et économique, partenaires et grands clients, ont assisté à l’inauguration du nouveau siège de l’ECA le 13 octobre, en présence du président de la Confédération Guy Parmelin, ancien membre du conseil d’administration. L’événement a débuté en fin de journée par une visite du bâtiment, où les collaborateurs de l’ECA qui sont chefs de projet ont présenté l’espace auquel ils se sont consacrés. Il a été suivi d’une partie officielle et d’animations. Il s’est poursuivi par un repas à table. La conférence de presse a eu lieu en matinée. La préparation de cet événement a fortement mobilisé le service communication. Cette inauguration, bien que réalisée dans des conditions particulières en raison de travaux encore en cours, peut être qualifiée de franc succès. Tant les retours des participants que les articles et les reportages dans les médias ont été très positifs.
Les ECA romands, sur initiative de l’ECA Vaud, ont reconduit leur campagne de prévention destinée à sensibiliser les propriétaires et locataires aux mesures de prévention à l’annonce d’un orage. Cette campagne déroulée sur la RTS, les réseaux sociaux et sur différents supports digitaux a généré 3,8 millions de contacts en Suisse romande soit près de 2 fois plus que l’an dernier (2,3 millions). L’objectif qui consistait à augmenter le nombre d’accès au site www.avantlatempête.ch a été atteint : 36’000 visites ont été enregistrées sur le site, soit une augmentation de 90 % par rapport à l’année précédente. Elle sera reconduite en 2022.
Les demandes de sponsoring se sont avérées stables en 2021, année encore marquée par la pandémie du Covid. Aucun nouveau sponsoring particulier n’est à signaler.
Près de 10’300 personnes suivent les actualités de l’Etablissement à fin décembre sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram et YouTube). Les informations ayant eu le plus de succès en 2021 concernent les inondations de juillet 2021, l’inauguration du nouveau siège et la retraite du «chien incendie» Zippo.
Le nombre de demandes médias ainsi que le nombre d’articles mentionnant l’ECA s’inscrit en légère augmentation par rapport aux 2 années précédentes (inondations juillet et inauguration nouveau siège).
Accompagnement au changement: le plan d’actions mis sur pied pour accompagner les collaborateurs de l’ECA vers une transition dans le nouveau siège s’est poursuivi (newsletter, site dédié, visites, livre, film).
Service juridique
Sur le nombre de procédures judiciaires ouvertes, dont 55 en 2021, le service juridique a pu en clôturer 86. Elles concernent principalement des actions en responsabilité civile. Le service a été fortement engagé sur les projets suivants:
- modifications du projet de loi LPIEN;
- participation à la procédure d’adoption par le Conseil d’Etat d’une directive GT-PPI permettant de donner des lignes directrices en matière de protection incendie aux communes et acteurs de la construction, directive adoptée par le Conseil d’Etat en septembre 2021;
- détermination, dans le cadre de la procédure de consultation portant sur la refonte de la législation cantonale, de la législation sur les marchés publics;
- accompagnement de nombreux appels d’offre marchés publics;
- enfin, dans le cadre de missions d’audits internes, commandées par le comité audit et risque (CAR), le service a été audité. Le rapport témoigne de la bonne gestion du service et de ses activités.
Sécurité et facility management
En charge des bâtiments d’exploitation et de la sécurité, le SFM a continué en 2021 à être fortement engagé dans les préparatifs pour le nouveau siège de l’ECA. Les tâches de développement et de réflexion liées à de nombreuses thématiques complexes (nécessitant une coordination avec de multiples acteurs tant internes qu’externes) ont été menées à bien. 5 nouveaux collaborateurs ont été engagés afin de consolider l’équipe, en vue de la prise en main du nouveau siège en 2022.
Dans le cadre de l’inauguration du nouveau siège le 13 octobre, le service et plus particulièrement le nouveau chargé de sécurité a été mis à l’épreuve afin de mettre en place un concept de sécurité complexe pour l’événement. L’objectif a été atteint et les mesures, certes importantes mais discrètes, mises en place ont permis que la manifestation se déroule de manière parfaitement sécurisée.
Pour la deuxième année consécutive, la gestion de la crise Covid a été au centre des préoccupations du service avec l’adaptation des mesures et le suivi des besoins matériels.
Formations Exposition Manifestations (FEM)
En 2021, près de 13’000 personnes ont pu acquérir le «réflexe prévention», soit en visitant l’exposition (près de 3’000 visiteurs), soit en étant formées à l’utilisation des petits moyens d’extinction lors de cours de sensibilisation (près de 10’000 participants). Les restrictions liées à la pandémie de COVID-19 ont également amené à augmenter le nombre de cours étant donné que la taille des groupes était limitée mais les mesures en place ont permis de maintenir l’activité.
Le service Manifestations du FEM a eu l’occasion de présenter son nouveau stand lors du Comptoir du Nord vaudois qui s’est déroulé du 24 septembre au 3 octobre. De nombreuses manifestations ont été annulées en cette année 2021.
Service des ressources humaines
Dans le cadre de la loi fédérale sur l’égalité entre femmes et hommes, le service RH a procédé à une analyse des salaires qui démontre un écart de 0,4 %. Les données récoltées lors de cette analyse s’inscrivent également dans la démarche de re-certification du label «equal salary» prévue en 2022. Ce label a été octroyé à l’ECA pour la première fois en 2011. L’Etablissement a ensuite régulièrement obtenu les re-certifications (en 2015 et 2019).
Une réflexion pour l’établissement d’un nouveau processus a été menée avec une approche participative. 30 collaborateurs issus des diverses entités de l’entreprise et représentant les divers genres, anciennetés et tranches d’âge, ont participé à trois ateliers qui ont abouti à une proposition. Celle-ci a été acceptée par la direction en mars 2021. Le nouveau processus s’oriente sur la contribution collective et transversale et vise à renforcer l’autonomie, la responsabilisation, la prise d’initiative et l’agilité des équipes. La mise en œuvre complète se terminera à fin 2022.
Afin de soutenir le développement de la culture managériale, pilier de la mise en œuvre de la stratégie de l’ECA, un dispositif innovant de leadership a démarré en phase pilote en avril 2021. Il est soutenu par une initiative lancée en 2020, favorisant la pratique du feedback et la culture du droit à l’erreur.